Email merupakan salah satu alat komunikasi yang paling banyak digunakan saat ini. Mengetahui cara memperkenalkan diri melalui email dapat memberikan keajaiban bagi karier dan jaringan Anda. Pengenalan yang singkat dan jelas meningkatkan kemungkinan penerima akan meluangkan waktu untuk membaca email Anda, dan penerima akan merasa terlibat dengan Anda. Hindari salah langkah yang paling umum untuk memastikan Anda menonjol dari keramaian.
Langkah
Metode 1 dari 3: Awal yang baik
Langkah 1. Berikan baris subjek yang baik
Penerima harus memiliki gagasan yang baik tentang isi email - bahkan sebelum membuka email. Tetap pendek dan manis; baris subjek yang panjang bisa sangat mengganggu. Untuk email perkenalan biasanya cukup dengan menulis: "Pengantar - Nama Anda".
- Pastikan untuk memasukkan baris subjek terlebih dahulu! Orang sering menyimpan baris subjek untuk yang terakhir; ini bisa membuat Anda lupa untuk menulis baris subjek sama sekali.
- Perangkat seluler biasanya hanya menampilkan 25-30 karakter dari baris subjek - jadi buatlah singkat.
Langkah 2. Mulailah dengan salam bisnis
Jangan mulai dengan "Halo" atau "Hei". Anda dapat menggunakan sapaan semacam itu setelah Anda mengenal orang tersebut. Sebaliknya, mulailah dengan salam yang terbukti benar. Jangan gunakan nama depan penerima dalam salam Anda.
- "Dear Sir/Madam" - Ini selalu merupakan pilihan yang baik.
- "Kepada semua yang berkepentingan/"Kepada siapa yang berkepentingan" - Gunakan opsi ini hanya jika Anda tidak yakin siapa yang akan menerima email.
Langkah 3. Perkenalkan diri Anda
Dalam kalimat pertama Anda harus memperkenalkan diri kepada penerima Anda. Ini membantu mereka mengaitkan sisa email dengan nama.
- "Nama saya adalah…"
- Tambahkan judul Anda jika perlu. Jika Anda memiliki banyak judul, jangan tulis semuanya. Pilih saja yang paling penting atau paling relevan.
Metode 2 dari 3: Pendek dan manis
Langkah 1. Jelaskan bagaimana Anda mendapatkan alamat email penerima
Beri tahu penerima bagaimana Anda mengetahui detail kontaknya. Ini menunjukkan bahwa Anda telah menggunakan saluran yang benar untuk ini, dan bahwa Anda tidak mendapatkannya secara sembunyi-sembunyi.
- "Manajer kantor Anda meneruskan alamat email Anda."
- "Saya menemukan alamat email ini di situs web Anda."
- "Si anu bilang aku harus menghubungimu."
Langkah 2. Bicara tentang terakhir kali Anda bertemu (jika ada)
Menyegarkan ingatan penerima dapat menghasilkan lebih banyak keterlibatan.
- "Kami berbicara singkat di konferensi minggu lalu."
- "Kami berbicara di telepon kemarin."
- "Saya telah melihat presentasi Anda di …."
Langkah 3. Berbagi minat yang sama
Ini akan membantu Anda membangun hubungan dan mencegah email bisnis Anda terdengar terlalu dingin. Untuk menemukan minat yang sama, Anda mungkin perlu melakukan riset. Misalnya, lihat Facebook, Twitter, atau LinkedIn.
- Beri tahu orang lain bagaimana Anda mengetahui bahwa Anda memiliki minat yang sama-jika tidak, Anda akan terlihat seperti penguntit.
- Cobalah untuk menjaga kepentingan bersama sebagai bisnis mungkin. Misalnya, pikirkan sesuatu di industri Anda, atau hasrat profesional yang Anda bagikan.
Langkah 4. Jelaskan mengapa Anda menghubungi kami
Jangan menunggu terlalu lama untuk langsung ke intinya. Email yang isinya baru menjadi jelas setelah enam paragraf tidak akan dibaca oleh siapa pun. Jelaskan dengan keras dan jelas apa yang Anda inginkan dan mengapa Anda menghubungi penerima. Jika Anda meminta saran atau membuat permintaan lain, pastikan itu dapat dikelola-terutama jika ini adalah kontak pertama Anda.
- "Aku ingin tahu lebih banyak tentang…"
- "Saya ingin bertemu dengan Anda untuk … berdiskusi."
- "Saya ingin mendengar pendapat Anda tentang …"
Langkah 5. Jaga agar email tetap fokus pada satu subjek
Melompat dari satu sisi ke sisi lain akan menyebabkan penerima kehilangan minat, atau lupa mengapa Anda mengirim email lagi. Buat email pengantar Anda tetap sederhana, dan hanya tanyakan satu hal kepada penerima.
Metode 3 dari 3: Akhirnya
Langkah 1. Ucapkan terima kasih kepada penerima atas waktunya
Tidak ada yang suka membaca semua email mereka, jadi pastikan untuk berterima kasih kepada penerima karena telah membaca email Anda. Kesopanan sederhana ini akan sangat meningkatkan suasana hati penerima dan meningkatkan peluang Anda untuk mendapatkan tanggapan.
- "Terima kasih telah meluangkan waktu untuk membaca email ini."
- "Saya menghargai Anda meluangkan waktu untuk membaca email ini."
Langkah 2. Panggilan untuk bertindak
Minta penerima untuk mengirim email atau menelepon Anda kembali, untuk memikirkan permintaan Anda, atau apa pun. Mengajukan pertanyaan juga merupakan cara yang baik untuk melibatkan seseorang dalam email Anda.
- "Mari kita bertemu untuk makan siang kapan-kapan."
- "Apa pendapatmu tentang…?"
- "Aku menantikan tanggapanmu."
- "Saya menantikan tanggapan Anda"
Langkah 3. Akhiri email
Saat menutup email bisnis, pastikan salam penutupnya berterima kasih namun ringkas. Salam penutup yang sederhana memastikan bahwa email tetap profesional, tetapi juga menunjukkan rasa terima kasih Anda.
- "Salam hangat)"
- "Dengan hormat"
- "Terima kasih"
- "Terima kasih sebelumnya, "
- Bukan: "Salam", "Mvg", dll.
Langkah 4. Tanda tangani surat
Jika Anda belum mengatur layanan email Anda sehingga email Anda ditandatangani secara otomatis, pastikan Anda menutup dengan nama, jabatan, dan detail kontak Anda. Jangan berlebihan dengan lima nomor telepon, dua alamat email, dan tiga situs web. Tetap sederhana sehingga penerima tahu cara terbaik untuk menghubungi Anda. Jangan menaruh kutipan atau moto di tanda tangan Anda.
-
-
- Jan Janssen
- [email protected]
- 06 123 456 78
- www.janjanssenswebsite.nl
-
Langkah 5. Koreksi email Anda
Sebelum menekan "Kirim", harap luangkan waktu sejenak untuk mengoreksi email Anda. Perbaiki setiap kesalahan dalam ejaan dan tata bahasa. Karena email ini adalah korespondensi pertama antara Anda dan penerima, Anda ingin kesan pertama sebaik mungkin. Kesalahan ejaan dan tata bahasa akan mengurangi profesionalisme email Anda.